Inschrijven gebeurt via het daarvoor bestemde formulier op de website van IVN Natuurontdekkers. Elke deelnemer dient hier apart opgegeven te worden.
Hierbij moeten medicijngebruik of omstandigheden die het gedrag of de gezondheid van de deelnemer beïnvloeden zoals ASS, ADD, PDD-NOS, leer- of ontwikkelingsachterstand, lichamelijke handicap en dergelijke gemeld worden.
Indien een deelnemer op de juiste manier is ingeschreven, wordt een bevestigingsmail verstuurd. Dit betekent niet automatisch dat de deelnemer ook toegelaten wordt op de activiteit. In principe wordt elke deelnemer toegelaten, mits in de leeftijd van 8 – 12 jaar. Uitzonderingen kunnen zijn:
– De organisatie van de activiteit acht de kans groot dat de leiding niet adequaat met de deelnemer om kan gaan i.v.m. gezondheid of gedrag van de deelnemer. Dit kan voortkomen uit de informatie bij opgave of eerdere ervaring
– Er is geen plaats meer op de activiteit. Dit kan komen door beperkingen van de accommodatie of van de hoeveelheid kampleiding of materieel.
Afmelden van een deelnemer dient te gebeuren via het mailadres info@natuurontdekkers.nl. Bij afmelding restitueert Natuurontdekkers vrijwel altijd het volledige inschrijfgeld, ook bij afmelden kort van tevoren. Natuurontdekkers behoudt echter het recht om bij afmelding minder dan 8 weken (56 dagen) vóór aanvang van de activiteit 50% van de volledige prijs van de activiteit in rekening te brengen. Bij afmelding minder dan 4 weken (28 dagen) vóór aanvang van de activiteit kan de volledige prijs van de activiteit in rekening worden gebracht. Bij afmelden vervalt het recht op een plaats op de activiteit als deze al toegekend is.
IVN Natuurontdekkers kan om verschillende redenen besluiten een activiteit te annuleren, hoewel dit zelden vóórkomt. Dit kan zijn dat er te weinig deelnemers of leiding beschikbaar is of een andere vorm van overmacht. Bij annulering door IVN Natuurontdekkers wordt uiteraard niets in rekening gebracht en indien van toepassing het reeds betaalde bedrag teruggestort.
Tijdens de activiteiten van IVN Natuurontdekkers worden foto- en filmbeelden gemaakt. Deze kunnen uitsluitend worden gepubliceerd indien hiervoor bij het opgaveformulier toestemming is gegeven.
Als blijkt dat een deelnemer niet op een veilige, gezonde en voor het kind en leiding prettige manier begeleid kan worden, kan besloten worden dat de deelnemer door de ouders opgehaald moet worden. Ouders dienen daarom tijdens de activiteit telefonisch bereikbaar te zijn en op elk moment in staat te zijn een deelnemer op te halen. In het geval een deelnemer opgehaald moet worden, kan een deel van de prijs van de activiteit teruggestort worden, dat in verhouding staat tot het gemiste deel van de activiteit. Indien bij opgave onvolledige informatie verstrekt is over omstandigheden die ertoe hebben geleid dat de deelnemer opgehaald moest worden, kan door IVN Natuurontdekkers besloten worden dat er geen geld teruggestort wordt. Ook als een deelnemer zich herhaaldelijk en na duidelijke waarschuwing niet houdt aan duidelijk door de leiding gecommuniceerde regels, of als de deelnemer duidelijk gewelddadig, seksueel overschrijdend of anderszins onacceptabel gedrag vertoont, behoudt Natuurontdekkers zich het recht voor om geen geld terug te storten.
